Assistante de Direction

Missions : Transmet les communications en recherchant le numéro de poste de la personne demandée sur un fichier, un annuaire interne ou un écranRéceptionne et identifie les appelsAnalyse la demande de l'appel et l'oriente soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétentPeut répondre à certaines demandes de renseignements extérieurs tels que les heures d'ouvertures, accueil des personnes étrangères à la société, l'adresse du siège ou ses annexes, l'adresse du site internet ... etc.)Met régulièrement à jour l'annuaire téléphonique de la société, et en cas d'anomalies ou de pannes, il/elle fait appel au service habilité de la sociétéPrésente une image positive de la société lors de ses contacts téléphoniquesDoit savoir écouter et s'exprimer clairement et avec courtoisieGère la saturation des postes et fait patienter son interlocuteur si c'est le casDoit maitriser les techniques d'accueil téléphonique, connaitre les missions et le fonctionnement de l'organisation de la société et celles des structures annexes, et ce pour pouvoir orienter ou réorienter les appelants si nécessairesDoit avoir une idée générale sur les dossiers d'actualité et les grands évènements qui peuvent générer des afflux d'appels,Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentiellesGère minutieusement l'agenda de son manager et le décharge des tâches administratives et de secrétaria*tActualise les informations professionnelles et réglementaires, procède à l'archivage et au classement des documentsAssure la lecture du courrier et des e-mails de son manager et les classe par ordre de prioritéAssure la saisie et met en forme les divers documents (courriers, rapports, convocations ... )
Constitue et prépare les dossiers demandés par son managerDoit parfaitement comprendre une demande pour lui donner une suite efficaceDoit avoir une bonne capacité de mémoriser des informations pour traiter rapidement les demandesAssure la gestion des demandes de réservation et d'organisation provenant de l'instruction de son manager, et ce en étroite collaboration avec les services des moyens généraux quand il s'agit de l'accueil des personnalités ou missionnaires particuliersPrend en charge toute autre tâche relevant de ses compétences dans son domaine d'activité pouvant lui être confiée par la hiérarchie Profil : Formation de base : universitaireFormation professionnelle : assistante de direction ou secrétariat direction + MS office Microsoft + logiciels secrétariatExpérience validée dans la maitrise de la gestion de secrétariat de direction
Ayant occupé un poste d'assistante de direction d'au moins 03 années Autres :

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االقطاعات:

نوع الوظيفة:

المستوى الدراسي:

سنوات الخبرة: 3 à 4 ans

الفئات:

وضع في: 02-07-2025 à 00:00:00